Koosoleku protokollid on märkmed, mis salvestatakse koosoleku ajal. Neis tuuakse välja peamised küsimused, mida arutatakse, pakutud või hääletatud ettepanekud ja võetavad tegevused. Koosoleku protokollib tavaliselt grupi määratud liige. Nende ülesandeks on anda täpne ülevaade koosoleku käigus toimunust.
Koosolekuprotokollide registreerimisega seotud toimingud
Koosoleku protokolli salvestamisel on viis peamist sammu. Nemad on:
- Eelplaneerimine
- Arvestus
- Protokollide kirjutamine või ümberkirjutamine
- Koosoleku protokollide jagamine
- Protokollide esitamine või salvestamine viitamiseks tulevikus
Eelplaneerimine
Kui kohtumine on eelnevalt hästi planeeritud, on protokollide võtmine palju lihtsam. See tähendab, et esimees tegevjuht Tegevjuht, kes on tegevjuht, on ettevõtte või organisatsiooni kõrgeima astme isik. Tegevdirektor vastutab organisatsiooni üldise edukuse ja juhtimistasandi tippotsuste langetamise eest. Lugege ametijuhendit ja sekretär või protokollija peaks koos koosolekuga eelnevalt koosoleku päevakorra kindlaks määrama. Näiteks võib protokollija, kes protokollib, koos juhiga koostama dokumendi, mis on päevakorras ja annab koosoleku vormi.
Koosoleku päevakord
Kui esimehel ja sekretäril ei ole võimalik kohtuda ja kavand välja mõelda, on sekretäri ülesanne saada enne koosoleku algust päevakorra koopia. Koosoleku päevakord on juhend märkmete koostamiseks ja protokollide koostamiseks. Lisaks sisaldab päevakord ka muid üksikasju, mis tuleb lisada protokolli. Nad sisaldavad:
- Kõigi kohalolevate liikmete nimed - sisaldavad külalisi ja esinejaid
- Dokumendid, mida võidakse koosoleku edenedes kätte anda, näiteks hääletatavate ettepanekute loendi koopiad
Ootused
Kui protokollijaks valitakse isik, on oluline, et ta teaks, mida temalt oodatakse. Seetõttu peaks inimene pöörduma komisjoni esimehe poole ja küsima, milline on tema roll koosolekul. Näiteks kui koosolekul tehakse ettepanekuid volikirja hääletamiseks, on volikirja hääletamine hääletamisõiguse delegeerimine esindajale algse hääleomaniku nimel. Hääletamisõiguse saanud erakonda nimetatakse volikirjana ja algset hääleomanikku nimetatakse juhiks. See kontseptsioon on oluline finantsturgudel ja eriti aktsiaseltsidel, määratud liige peaks uurima, kas ta peaks lisama nende ettepanekute ja lähetajate nimed.
Mida lisada koosoleku protokolli
Enne mis tahes üksikasjade salvestamist peaks määratud protokolli salvestaja tutvuma selle teabe tüübiga, mille nad peaksid salvestama. Grupp võib märkmete salvestamiseks kasutada kindlat vormingut, kuid üldjuhul sisaldavad koosoleku protokollid tavaliselt järgmisi üksikasju:
- Koosoleku toimumise kuupäev ja kellaaeg
- Osalejate, aga ka puuduvate osalejate nimed
- Eelmise koosoleku protokolli aktsepteerimine või selles tehtud muudatused
- Iga päevakorrapunkti kohta tehtud otsused, näiteks:
- Tehtud või kokkulepitud tegevused
- Järgmised sammud
- Valimiste tulemused Otsene hääletamine Otsene hääletamine, üldtuntud kui seadusjärgne hääletamine, on ettevõtte hääletussüsteem, mida võib kasutada direktorite valimiseks või olulistes küsimustes hääletamiseks.
- Vastuvõetud või tagasi lükatud ettepanekud
- Uus äri
- Järgmise koosoleku kuupäev ja kellaaeg
Koosolekuprotokollide kirjutamise protsess
Kui koosolek lõpeb, peaks protokolli kirjutamise ülesandega isik saama kõik vajalikud vahendid protokolli selge ja esindusliku vormistamiseks. Siin on mõned nõuanded, mida kaaluda:
- Kui koosolek on lõppenud, ärge võtke protokollide kirjutamiseks liiga kaua aega. Nii on kõik koosolekul aset leidnud meel veel värske.
- Vaadake üle varem loodud kontuur ja tehke vajadusel muudatusi. See võib hõlmata lisateabe lisamist või mõnede tõstatatud probleemide selgitamist. Samuti kontrollige, kas kõik kohtuotsused, tegevused ja ettepanekud olid selgelt registreeritud.
- Vaadake protokoll üle ja veenduge, et see oleks lühike, kuid selge.
Koosoleku protokollide levitamine
Kui sekretär on protokolli kirjutamise lõpetanud, peaks ta neid rühmaliikmetega jagama. Neid saab jagada veebis või pilve kaudu. Arvestades, et protokollid ja muud tüüpi dokumendid võivad kaasa tuua palju paberimajandust, võib olla eelistatav kasutada paberivaba jagamismeetodit.
Näiteks kui protokollide salvestaja dokumenteeris protokolle Microsoft Wordi abil, mis ei paku veebipõhist jagamist, võiksid nad kaaluda Google'i dokumentide kasutamist, mis pakub võimalust dokumentide võrgus jagamiseks teiste kasutajatega.
Samuti peaks salvestaja salvestama koosoleku protokolli koopia edaspidiseks kasutamiseks. Enamik ettevõtteid salvestavad minutid veebis - kas Google Docsis või OneDrive'is.
Võta kaasa
Koosoleku protokollid on olulised, kuna neid kasutatakse koosoleku käigus tõstatatud põhiküsimuste dokumenteerimiseks. Näiteks võib tõhusates protokollides märkida lähenemisviisid, mida konkreetse probleemi lahendamiseks pakuti, ja peamine põhjus, miks liikmed valivad ühe meetodi teise asemel.
Koosoleku protokolli saab salvestada käsitsi või elektroonilisse seadmesse nagu sülearvuti või iPad. Pärast koosolekut vaatab makk protokollid üle ja teeb vajaduse korral muudatusi. Seejärel jagatakse koosoleku protokolli rühmaliikmetega. Peale levitamise salvestatakse protokollid ka edaspidiseks kasutamiseks.
Mall
Rohkem ressursse
Finance on finantsmodelleerimise ja hindamise analüütiku (FMVA) ™ ametlik pakkuja. FMVA® sertifikaat. Liituge 350 600+ üliõpilasega, kes töötavad sellistes ettevõtetes nagu Amazon, J.P. Morgan ja Ferrari sertifitseerimisprogramm, mille eesmärk on muuta keegi maailmatasemel finantsanalüütikuks.
Finantsanalüüsi alal õppimiseks ja teadmiste arendamiseks soovitame tungivalt allpool olevaid täiendavaid finantsressursse:
- Tegevusõpe Tegevusõpe Tegevusõpe on protsess loominguliste lahenduste väljatöötamiseks üksikisikute, inimrühmade ja ettevõtete keeruliste probleemide lahendamiseks
- Ettevõtte strateegia Ettevõtte strateegia Ettevõtte strateegia keskendub ressursside, riski ja tootluse juhtimisele ettevõttes, mitte konkurentsieeliste vaatamisele äristrateegias
- Juhtimisoskused Juhtimisoskused Juhtimisoskusi võib määratleda kui teatud atribuute või võimeid, mis juhil peaksid olema konkreetsete ülesannete täitmiseks
- Avalik esinemine Avalik esinemine Avalik esinemine, mida nimetatakse ka oratooriumiks või oratsiooniks, on teabe edastamine elavale publikule. Edastatud teabe tüüp on teadlikult struktureeritud teavitamiseks, veenmiseks ja meelelahutuseks. Suurepärane avalik esinemine koosneb kolmest komponendist: Stiil: loodud meisterlikult sõnade loomisel
