Iga kord, kui ettevõte on finantstehinguga seotud, luuakse paberjälg. Seda paberjälge nimetatakse raamatupidamises algdokumendiks. Ükskõik, kas tšekid on kirjutatud väljamaksmiseks, müüakse kviitungite saamiseks, tarnijad saadavad arvearveid või registreeritakse töötaja tööajale tööaeg - kõik vastavad dokumendid on algdokumendid.
Alusdokumentide tähtsus
Algdokumendid on raamatupidamise ja raamatupidamisprotsessi jaoks esmajärjekorras olulised. Finantsarvestuse teooria Finantsarvestuse teooria selgitab raamatupidamise taga olevat "miks" - põhjuseid, miks tehingutest teatatakse teataval viisil. See juhend aitab teil mõista finantsarvestuse teooria peamisi põhimõtteid, kuna need on füüsilised tõendid selle kohta, et finantstehing tegelikult toimus. Tänapäeval ei pea need dokumendid tingimata olema füüsilised paberkandjal koopiad - need võivad olla kinnituse elektroonilised vormid.
Lisaks on algdokumendid olulised ka auditeerimisprotsessis. Kui ettevõtted läbivad auditi, suurendab audiitori juurdepääs kõigi tehingute selgele ja juurdepääsetavale paberlehele auditi üldist legitiimsust ja sõltumatust. Ettevõtte individuaalsete kontode saldode täpsuse kinnitamiseks vajavad audiitorid täielikku juurdepääsu kõigile dokumentidele. Üldiselt tuleks ettevõtte sujuvamaks toimimiseks ja läbipaistvuse suurendamiseks kõik algdokumendid alles hoida ja säilitada edaspidiseks kasutamiseks.
Algdokumentide levinumad tüübid
Lihtsamas vormis sisaldab algdokument üldjuhul järgmist teavet:
- Tehingu kuupäev
- Tehingu kogusumma
- Tehingu kirjeldus
- Üks või mitu autoriseerivat allkirja
Levinumad dokumendid on:
- Kontrollid
- Arved
- Laekumised
- Kreeditarved
- Töötaja ajakaardid
- Tagatisraha
- Ostutellimused
Dokumendi salvestamine
Kogu algdokumentide kaudu genereeritud teave tuleks nõuetekohaselt registreerida kas ettevõtte päevikus, raamatupidamistarkvaras või finantsraamatutes. Pärast esmast salvestamist tuleks kõik dokumendid säilitada ja korraldada failidesse ning panna süsteemi, nii et neid saab igal ajal taastada. Samuti on oluline registreerida üldised sisekontrolliprotseduurid Kohtuekspertiisi auditijuhend Kohtuekspertiisaudit on ettevõtte dokumentide üksikasjalik audit, mida kasutatakse kohtus kohtumenetluses. Kaasatud on raamatupidajad, juristid ja finantsspetsialistid. Sellise auditi käigus otsivad nad korruptsiooni, huvide konflikte, altkäemaksu, väljapressimist, vara omastamist, finantskelmusi, täpsustades, kes ettevõttes saab maksetele, korraldustele ja muudele tehingutele juurde pääseda ja neid lubada.
Algdokumentide originaalsus
Enamasti on algdokumentide koopiad õiguslikult lubatud. USA sisemise ülevaatuse talituse (IRS) andmetel on need õiguslikult vastuvõetavad seni, kuni need koopiad on originaaldokumendi täielikud, loetavad ja täpsed kujutised. Sarnaselt aktsepteerib Kanada maksuamet (CRA) skannitud dokumente seni, kuni dokumendid on toodetud ja hoitud paberkandjal või hoitakse elektrooniliselt juurdepääsetavas ja loetavas vormingus. Kuigi nende dokumentide korraldamine ja esitamine võib olla tüütu, võib lisaraha lisamine paberraja nõuetekohaseks hooldamiseks ja lihtsa viisi loomiseks nendele dokumentidele juurdepääsuks tulevikus tohutu aja kokkuhoid ning see tagab ka suurema läbipaistvuse.
Lisaressursid
Allpool on mitu täiendavat tasuta finantsressurssi, mis aitavad teil oma finantskarjääri edendada.
- Tulumaksude arvestus Tulumaksude arvestus Tulumaksud ja nende arvestus on ettevõtte rahanduse põhivaldkond. Tulumaksude arvestuse kontseptuaalse mõistmise omamine võimaldab ettevõttel säilitada finantsilist paindlikkust. Maks on keeruline navigeeritav valdkond ja ajab sageli segadusse ka kõige osavamad finantsanalüütikud.
- Finantsaruannete analüüs Finantsaruannete analüüs Kuidas teha finantsaruannete analüüsi. See juhend õpetab teid läbi viima kasumiaruande, bilansi ja rahavoogude aruande finantsaruannete analüüsi, sealhulgas marginaalid, suhtarvud, kasv, likviidsus, finantsvõimendus, tootlus ja kasumlikkus.
- Finantsarvestuse teooria Finantsarvestuse teooria Finantsarvestuse teooria selgitab raamatupidamise taga olevat põhjust - põhjuseid, miks tehingutest teatatakse teatud viisil. See juhend aitab teil mõista finantsarvestuse teooria peamisi põhimõtteid
- Müüdud kaupade maksumus Raamatupidamine Meie raamatupidamisjuhendid ja -ressursid on iseõppimisjuhendid raamatupidamise ja rahanduse õppimiseks omas tempos. Sirvige sadu juhendeid ja ressursse.
